Po co nam kontrakty?

W tym roku (2012/13) pełną parą ruszył w naszym hufcu system motywacyjny dla kadry a razem z nim praca w oparciu o podpisane z przełożonym kontrakty. Kontrakt nie jest wymysłem naszej organizacji, dodatkowym dokumentem, który ma poszerzyć i tak obszerną papirologię. Kontrakt jest dokumentem regulującym zasady pracy wolontariusza w organizacjach pozarządowych. W niektórych organizacjach jest ujęty w umowie wolontariackiej, w niektórych załączony do umowy w postaci porozumienia z wolontariuszem. W ZHP również jest uzupełnieniem umowy wolontariackiej. Nasze kontrakty, ze względu na bardzo szeroki zakres działań poszczególnych funkcyjnych są bardziej szczegółowe. Ponadto ze względu na możliwość pełnienia różnych funkcji lub zmian na funkcjach umowę wolontariacką podpisujemy raz, jako kadra ZHP, a kontrakty określające szczegółowy zakres praw i obowiązków funkcyjnego mają zapisany okres realizacji funkcji. Tak zbierana dokumentacja, umowa + kolejno podpisywane i realizowane kontrakty, stanowi potwierdzenie naszej społecznej działalności zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji. Aby zostać wolontariuszem tak w naszej organizacji jak i w innych trzeba mieć ukończone 16 lat. W ZHP skończone 16 lat oraz podjęta funkcja instruktorska to moment, w którym  można podpisać umowę wolontraiacką, a każda podejmowana funkcja powinna być rozpoczęta podpisaniem kontraktu wraz z bezpośrednim przełożonym i corocznie razem z nim podsumowywana.

Pracę z kontraktem możemy podzielić w naturalny sposób na trzy fazy.

1. faza - podpisanie kontraktu

To bardzo ważny moment. Od niego w dużej mierze zależy dalsza współpraca z przełożonym.  Podpisanie kontraktu jest uwieńczeniem bardzo ważnej rozmowy podczas której, przyszły funkcyjny wraz z przełożonym ustalają szczegółowo zasady swojej współpracy. To moment, w którym przełożony może szczegółowo wytłumaczyć jak wygląda funkcja i jaką odpowiedzialność za sobą niesie, jakie obowiązki należą do funkcyjnego, ale także z jakich praw i jakiego wsparcia może korzystać. Przyszły funkcyjny powinien również powiedzieć jak wyobraża sobie swoją pracę, w jaki sposób będzie wywiązywał się z obowiązków, jakie ma ograniczenia, np. wynikające z pracy zawodowej. To niezwykle ważne, aby rozmowa ta bardzo szczegółowo wyczerpał określony powyżej temat. Tylko wówczas można mieć pewność, że obie osoby-  przełożony i przyszły funkcyjny- rozumieją podejmowaną i powierzaną funkcję tak samo. To minimalizuje ryzyko konfliktów w przyszłej współpracy. Jeśli zarówno przełożony jak i kandydat na funkcyjnego są zadowoleni i umówili się co do szczegółów pracy na funkcji podpisują wzajemnie kontrakt. Podpisany kontrakt jest podstawą do powołania instruktora na funkcję rozkazem komendanta hufca.

Takie rozpoczęcie współpracy zapobiega powstawaniu dwóch typów funkcyjnych, których umownie nazywam „funkcyjnymi widmo” oraz „funkcyjni – chłopcy na posyłki”. Pierwsi to oczywiście funkcyjni powołani na poszczególne funkcje, np. zastępców czy członków zespołów, których nikt nie widzi i nie wiadomo co robią i czy cos w ogóle robią. To osoby silnie demotywujące pozostałe zaangażowane grono instruktorskie. Druga grupa to funkcyjni zaangażowani na niedookreślonych funkcjach, którzy tylko pozornie wiedzą co maja robić, ale w praktyce są posyłani pod wpływem zapotrzebowani chwili do przeróżnych zadań, nie związanych ze sobą. Takie osoby są nijako na alarm, na zawołanie i nie są wstanie zaplanować sobie swojej najbliższej pracy. Taka chaotyczna funkcja bardzo dezorganizuje również ich życie osobiste. „Chłopcy na posyłki” to funkcyjny, którzy odstraszają nowych instruktorów od podejmowania funkcji w hufcu z obawy na nadmiar pracy i zupełną dezorganizację życia osobistego. Pamiętajmy, że w hufcu pracujemy z dorosłymi ludźmi, które chcą wiedzieć na czym stoją, które maja odpowiedzialne życie pozaharcerskie i często tylko dobre planowanie czasu i zadań umożliwia mu pełnienie funkcji. Jak nie będzie czół satysfakcji z tego co robi i jego praca będzie nie będzie możliwa do opanowania zrezygnuje. 

2. faza - praca na funkcji

To wywiązywanie się z obowiązków przedłożonych na rozmowie początkowej. W ramach realizacji funkcji instruktor tworzy plan swoich działań rozłożonych realnie w czasie. Plan taki zatwierdza jego przełożony, sprawdzając czy na pierwszym miejscu pojawiły się w nim zadania dla danej funkcji priorytetowe. Kontrakt stanowi tu punkt odniesienia w momencie  występowania nieporozumień dotyczących pracy. Jest zabezpieczeniem dla obu stron, ale nie powinien być traktowany jak żelazna granica tego co będzie zrobione a co nie. Wiadomo, że w sytuacjach wyjątkowych obie strony w miarę możliwości powinny pójść na ustępstwa; funkcyjny wykonując zadanie nie objęte kontraktem a istotne dla celów, do realizacji których  powołany jest funkcyjny, a przełożony akceptując zmiany w planach czy ewentualną rezygnacje z realizacji określonego przedsięwzięcia ze względu, np. na sytuacje osobistą czy stan zdrowia instruktora. W razie jakichkolwiek nieporozumień czy pojawiających się problemów przełożony i podwładny powinni niezwłocznie się spotkać i w oparciu o kontrakt (którego zapisy można skorygować) wyjaśnić sprawę.

3. faza - podsumowanie realizacji kontraktu

To element pracy na funkcji przełożonego z podwładnym, który jest niby oczywisty i nie powinien być niczym nowym. Nie jest jednak tajemnicą, że w tej dziedzinie mamy dużo do zrobienia, żeby było dobrze. Oceny, czyli komunikatu zwrotnego na temat pracy potrzebują zarówno wolontariusze, jak i ich przełożeni. Każdy chce wiedzieć, czy praca, którą wykonał była dobrą robotą, czy się komuś przydała i w jakim stopniu, czy jest coraz lepszy, czy stoi w miejscu, a więc się cofa. Przełożony natomiast przez całoroczną współpracę nieustannie wyrabia sobie opinię na temat działań poszczególnych podwładnych. Niezdrowe jest nie przekazywanie takich opinii i zatrzymywanie dla siebie. Niszczy to zaufanie, pogarsza atmosferę w zespole. Nie jest prawdą, że negatywną ocenę lepiej zatrzymać dla siebie, a pochwały mogą zepsuć dobrego instruktora.

Rozmowę podsumowującą zalicz do rodzaju rozmów ważnych i oficjalnych, a więc powinna być przeprowadzona w mundurze, najlepiej w miejscu waszej pracy. Obie strony współpracy powinny mieć  czas na przygotowanie się do rozmowy. Najlepiej umówić się z parodniowym wyprzedzeniem na spotkani. Rozmowa z przysłowiowej łapanki (bo akurat oboje jesteśmy w hufcu) nie przyniesie oczekiwanego rezultatu. Przed rozmową przełożony powinien zapoznać się z opinią innych instruktorów hufca na temat pracy ich podwładnego. W naszej organizacji ważna jest przecież nie tylko skuteczność w  realizacji zadań, ale także postawa instruktorska jaką każdy instruktor powinien prezentować na co dzień. Podsumować należy wszystko- zarówno pozytywy, jak i negatywy. Jeśli ktoś był na tyle rewelacyjny, że nie doszukałeś się negatywów, to nie poprzestawaj na samych pochwałach. Snuj wypowiedzi na temat nowych planów, działań. Motywuj do rozwoju, nie pozwól osiąść na laurach. Wnioski po rozmowie należy zapisać i wykorzystać podczas planowania pracy na kolejny rok. To moment na PODZIĘKOWANIA. W końcu funkcyjny przez rok wspierał naszą pracę i nawet jeśli nie ze wszystkim sobie radził to jednak wykonane przez niego zadania były potrzebne.

Kończąc jednym zdaniem:  największą wartością kontraktów podpisywanych pomiędzy funkcyjnym a przełożonym w momencie powierzania funkcji jest fakt poukładania i dookreślanie warunków współpracy ustalony podczas osobistego spotkania przyszłych współpracowników. Brzmi zawile, ale dobra praca z kontraktem daje stabilizację obu stronom, jest podstawą zdrowych relacji pomiędzy instruktorami a co za tym idzie zwiększa szansę na sukces i zadowolenie z pracy.

 

phm. Alina Solich HR

z-czyni komendanta ds. pracy z kadrą

Artykuł napisany w ramach próby na stopień harcmistrzyni

 

Do góry